Al fine di poter DIMOSTRARE la conformità con il presente regolamento il Titolare del trattamento deve  :

Potenziare il rispetto del presente regolamento qualora il trattamento possa presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone  fisiche ,il Responsabile del trattamento dovrebbe essere responsabile dello svolgimento di una valutazione d’impatto sulla valutazione dei dati per determinare,in particolare, l’origine , la natura , la particolarità  e la gravità di tale rischio.  Laddove la valutazione d’impatto rilevi un rischio elevato che il Responsabile non può attenuare con misure opportune in termini di tecnologie disponibili e costi di attuazione si dovrebbe consultare l’autorità di controllo , al fine di DIMOSTRARE il rispetto del regolamento. Difficilmente gli istituti scolastici (salvi casi particolarissimi) saranno tenuti a svolgere una valutazione d’impatto privacy, ma comunque solamente la pubblicazione di elenchi di impatto sarà idonea a fugare ogni dubbio.

Le linee-guida del WP29 offrono alcuni chiarimenti sul punto; in particolare, precisano quando una valutazione di impatto sia obbligatoria (oltre ai casi espressamente indicati dal regolamento all’art. 35), chi debba condurla (il titolare, coadiuvato dal responsabile della protezione dei dati, se designato), in cosa essa consista (fornendo alcuni esempi basati su schemi già collaudati in alcuni settori), e la necessità di interpretarla come un processo soggetto a revisione continua piuttosto che come un adempimento una tantum. Le linee-guida chiariscono, peraltro, anche quando una valutazione di impatto non sia richiesta: ciò vale, in particolare, per  i trattamenti in corso che siano già stati autorizzati dalle autorità competenti e non presentino modifiche significative prima del 25 maggio 2018, data di piena applicazione del regolamento. Il messaggio finale delle linee-guida (già sottoposte a consultazione pubblica) è che la valutazione di impatto costituisce una buona prassi al di là dei requisiti di legge, poiché attraverso di essa il titolare può ricavare indicazioni importanti e utili a prevenire incidenti futuri. In questo senso, la valutazione di impatto permette di realizzare concretamente l’altro fondamentale principio fissato nel regolamento 2016/679, ossia la protezione dei dati fin dalla fase di progettazione (data protection by design) di qualsiasi trattamento.

 

Articolo 35

Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (C84, C89-C93, C95)

  1. Quando un tipo di trattamento, allorché prevede in particolare l’uso di nuove tecnologie, considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità del trattamento, può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento effettua, prima di procedere al trattamento, una valutazione dell’impatto dei trattamenti previsti sulla protezione dei dati personali. Una singola valutazione può esaminare un insieme di trattamenti simili che presentano rischi elevati analoghi.
  2. Il titolare del trattamento, allorquando svolge una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, si consulta con il responsabile della protezione dei dati, qualora ne sia designato uno.
  3. La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati di cui al paragrafo 1 è richiesta in particolare nei casi seguenti:
  • una valutazione sistematica e globale di aspetti personali relativi a persone fisiche, basata su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, e sulla quale si fondano decisioni che hanno effetti giuridici o incidono in modo analogo significativamente su dette persone fisiche;
  • il trattamento, su larga scala, di categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o di dati relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10; o
  • la sorveglianza sistematica su larga scala di una zona accessibile al pubblico.
  1. L’autorità di controllo redige e rende pubblico un elenco delle tipologie di trattamenti soggetti al requisito di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi del paragrafo 1. L’autorità di controllo comunica tali elenchi al comitato di cui all’articolo 68.
  2. L’autorità di controllo può inoltre redigere e rendere pubblico un elenco delle tipologie di trattamenti per le quali non è richiesta una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. L’autorità di controllo comunica tali elenchi al comitato.
  3. Prima di adottare gli elenchi di cui ai paragrafi 4 e 5, l’autorità di controllo competente applica il meccanismo di coerenza di cui all’articolo 63 se tali elenchi comprendono attività di trattamento finalizzate all’offerta di beni o servizi a interessati o al monitoraggio del loro comportamento in più Stati membri, o attività di trattamento che possono incidere significativamente sulla libera circolazione dei dati personali all’interno dell’Unione.
  4. La valutazione contiene almeno:
  • una descrizione sistematica dei trattamenti previsti e delle finalità del trattamento, compreso, ove applicabile, l’interesse legittimo perseguito dal titolare del trattamento;
  • una valutazione della necessità e proporzionalità dei trattamenti in relazione alle finalità;
  • una valutazione dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati di cui al paragrafo 1; e
  • le misure previste per affrontare i rischi, includendo le garanzie, le misure di sicurezza e i meccanismi per garantire la protezione dei dati personali e dimostrare la conformità al presente regolamento, tenuto conto dei diritti e degli interessi legittimi degli interessati e delle altre persone in questione.
  1. Nel valutare l’impatto del trattamento effettuato dai relativi titolari o responsabili è tenuto in debito conto il rispetto da parte di questi ultimi dei codici di condotta approvati di cui all’articolo 40, in particolare ai fini di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
  2. Se del caso, il titolare del trattamento raccoglie le opinioni degli interessati o dei loro rappresentanti sul trattamento previsto, fatta salva la tutela degli interessi commerciali o pubblici o la sicurezza dei trattamenti.
  3. Qualora il trattamento effettuato ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere c) o e), trovi nel diritto dell’Unione o nel diritto dello Stato membro cui il titolare del trattamento è soggetto una base giuridica, tale diritto disciplini il trattamento specifico o l’insieme di trattamenti in questione, e sia già stata effettuata una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati nell’ambito di una valutazione d’impatto generale nel contesto dell’adozione di tale base giuridica, i paragrafi da 1 a 7 non si applicano, salvo che gli Stati membri ritengano necessario effettuare tale valutazione prima di procedere alle attività di trattamento.
  4. Se necessario, il titolare del trattamento procede a un riesame per valutare se il trattamento dei dati personali sia effettuato conformemente alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati almeno quando insorgono variazioni del rischio rappresentato dalle attività relative al trattamento.

 

(considerando 84)

Per potenziare il rispetto del presente regolamento qualora i trattamenti possano presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento dovrebbe essere responsabile dello svolgimento di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati per determinare, in particolare, l’origine, la natura, la particolarità e la gravità di tale rischio. L’esito della valutazione dovrebbe essere preso in considerazione nella determinazione delle opportune misure da adottare per dimostrare che il trattamento dei dati personali rispetta il presente regolamento. Laddove la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati indichi che i trattamenti presentano un rischio elevato che il titolare del trattamento non può attenuare mediante misure opportune in termini di tecnologia disponibile e costi di attuazione, prima del trattamento si dovrebbe consultare l’autorità di controllo.

(Considerando 89)

La direttiva 95/46/CE ha introdotto un obbligo generale di notificare alle autorità di controllo il trattamento dei dati personali. Mentre tale obbligo comporta oneri amministrativi e finanziari, non ha sempre contribuito a migliorare la protezione dei dati personali. È pertanto opportuno abolire tali obblighi generali e indiscriminati di notifica e sostituirli con meccanismi e procedure efficaci che si concentrino piuttosto su quei tipi di trattamenti che potenzialmente presentano un rischio elevato  per i diritti e le libertà delle persone fisiche, per loro natura, ambito di applicazione, contesto e finalità. Tali tipi di trattamenti includono, in particolare, quelli che comportano l’utilizzo di nuove tecnologie o quelli che sono di nuovo tipo e in relazione ai quali il titolare del trattamento non ha ancora effettuato una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, o la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati si riveli necessaria alla luce del tempo trascorso dal trattamento iniziale.

( Considerando 93)

In vista dell’adozione della legge degli Stati membri che disciplina i compiti dell’autorità pubblica o dell’organismo pubblico e lo specifico trattamento o insieme di trattamenti, gli Stati membri possono ritenere necessario effettuare tale valutazione prima di procedere alle attività di trattamento.

(Considerando 95)

Il responsabile del trattamento, se necessario e su richiesta, dovrebbe assistere il titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi derivanti dallo svolgimento di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e dalla previa consultazione dell’autorità di controllo.