La utilizziamo in ufficio, ne sentiamo parlare spesso sui giornali e negli ambienti di lavoro. Ma probabilmente non tutti sanno, o non sanno esattamente, cos’è la Pec e quali sono le sue funzioni. La posta elettronica certificata è uno strumento simile alle tradizionali email, che però ha valore legale, assimilabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. La Pec è concepita in modo tale da garantire la certezza dell’invio e della consegna dei messaggi al destinatario, che possono essere certificati e firmati elettronicamente oppure criptati, così da salvaguardare la sicurezza e confidenzialità dei dati contenuti.

A gennaio 2009, all’interno del decreto anti-crisi, la posta elettronica certificata è diventata obbligatoria per “società, professionisti iscritti in albi o elenchi e amministrazioni”. La legge indica anche un termine entro cui tutti questi soggetti devono necessariamente adeguarsi, ossia tre anni dall’entrata in vigore del decreto per le società e un anno per i professionisti, mentre per le amministrazioni non è prevista una data.

Per l’utilizzo della Pec è indispensabile creare un’apposita casella, fornita gratuitamente dal Governo (limitata, però, solo alle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione e senza firma digitale) oppure da gestori autorizzati, solitamente a pagamento. In questo caso è possibile inviare email a chiunque senza nessun tipo di limitazione.

Per l’utente, da un punto di vista del messaggio di posta, cambia poco. La differenza è nella fase di invio e ricezione delle mail. Quando viene mandato un messaggio da una casella di posta elettronica certificata, il server del mittente gli invia una ricevuta di accettazione (che assicura sulla correttezza del messaggio) e di avvenuta consegna (che contiene data e ora in cui il messaggio è stato consegnato alla casella di Pec del destinatario). Di tutte le  trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi è tenuta traccia in un archivio informatico. La posta elettronica certificata è valida, però, solo per lo scambio di messaggi con altri utenti in possesso di una casella Pec. Tuttavia, è possibile inviare da una casella Pec a una tradizionale il messaggio, anche se, una volta a destinazione, non verrà mandata al mittente nessuna ricevuta.

Se, invece, si invia un messaggio di posta elettronica tradizionale a una casella Pec, il destinatario può decidere di accettarlo oppure inoltrarlo a una casella di posta elettronica a sua scelta.

Una casella di posta elettronica certificata ha numerosi lati positivi per i professionisti rispetto alle normali mail. Costi minimi, validità legale, semplicità di utilizzo, certezza della consegna del messaggio di posta, certificazione dell’identità del mittente e del destinatario sono i principali punti di forza.

Il servizio presenta, però, anche dei limiti: innanzitutto ha valore legale solo per la comunicazione tra caselle Pec ed è valido esclusivamente in Italia, per cui non è riconosciuto all’estero. Inoltre, i messaggi di posta elettronica, anche se certificata,  possono essere cancellati da chiunque acceda, anche casualmente, alle mail del destinatario. Alcune volte, infine, può capitare che la ricevuta di mancata ricezione della mail sia recapitata anche a distanza di giorni.

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