Nonostante abbia passato la soglia dei 10 anni, la mail di Google nasconde ancora parecchi segreti. Ecco alcuni trucchi utili e funzionali

Quando Google lanciò il servizio, in molti credettero ad uno dei “soliti” scherzi del gigante di Mountain View. D’altronde, l’azienda di Larry Page e Sergey Brin ha abituato i suoi utenti ai più incredibili pesci d’aprile della storia dell’informatica e di Internet. L’aver lanciato Gmail proprio il 1 aprile, insomma, non ha aiutato gli utenti a capire se si trattasse dell’ennesimo scherzo o di un servizio reale. Oggi, a poco più di 10 anni dal suo lancio, si può dire senza tema di smentita che Google mail ha sparigliato le carte in tavola nel settore. Interfaccia minimal e funzionale, spazio di archiviazione virtualmente illimitato (al lancio gli utenti avevano a disposizione 1 gigabyte, oggi arrivati a 15 gigabyte grazie all’integrazione con Google Drive) e, soprattutto, completamente gratuita.

Nonostante abbia passata la doppia cifra, però, la mail di Google custodisce ancora molti trucchi e segreti. Ecco alcuni dei più utili che aiuteranno ad ottenere il massimo dalla propria casella di posta elettronica.

La punteggiatura non conta

Non tutti lo sanno, ma la punteggiatura nella mail di Google è perfettamente inutile. Non tanto, però, nel corpo dei messaggi inviati, quanto nella creazione degli indirizzi di posta elettronica. L’indirizzo mario.rossi@gmail.com sarà equivalente a ma.rio.ros.si@gmail.com, a sua volta equivalente a m-ar.io_r.oss.i@gmail.com e tutte le possibili alternative punteggiate e tratteggiate.

Crea messaggio in una nuova finestra

Più di qualcuno trova scomodo e noioso dover comporre nuovi messaggi di posta nella finestrella di default. È possibile, però, aprire ogni volta una nuova scheda del browser e comporre in messaggi all’interno di una finestra ben più ampia. Tutto ciò che si deve fare è tenere premuto il tasto ctrl della tastiera (o cmd nei sistemi OSX) e cliccare sul pulsante nuovo: il gioco è fatto.

Ricerche speciali

Il servizio di posta elettronica del motore di ricerca web per eccellenza non poteva che offrire funzionalità di ricerca avanzate all’interno della casella email. Utilizzando le giuste chiavi di ricerca, infatti, sarà tutt’altro che complicato riuscire a rintracciare il messaggio di posta che si cercava tra le migliaia o le decine di migliaia archiviate. Inserendo la stringa “has:attachment” nel campo di ricerca, ad esempio, la mail di Google restituirà tutti i messaggi contenenti allegati; con la chiave di ricerca “size:2m” o “size:200k“, invece, saranno mostrate rispettivamente tutte le mail contenenti allegati superiori ai 2 megabyte o 200 kilobyte.

Queste sono solo due delle chiavi da utilizzare per affinare la ricerca all’interno della casella Gmail. Una lista completa, con tanto di spiegazione, è disponibile a questo indirizzo.

Leggere la posta offline

Ignorata e poco considerata, è invece una delle funzionalità più utili di Google mail. Scaricando un’estensione dal Chrome Store, si avrà accesso ai messaggi di posta e a tutte le funzionalità della casella anche senza connessione al web. Con Gmail Offline (questo il nome dell’estensione) si potranno leggere nuovi messaggi, rispondere, creare nuove mail e molto altro ancora anche se non connessi alla Rete. L’estensione aggiornerà e sincronizzerà continuamente la mail finché avrà a disposizione una connessione: tutte le operazioni compiute offline verranno “messe in atto” non appena si tornerà in linea.

Spedisci e archivia

Una inbox poco ordinata e piena di posta non archiviata può generare confusione e difficoltà nel ritrovare messaggi di posta di una certa importanza. Attivando la funzione “Spedisci e archivia“, invece, si archivierà un messaggio di posta elettronica semplicemente rispondendovi. Accedere alle Impostazioni di Gmail cliccando sull’icona a forma di ingranaggio e scorrere la pagina verso il basso: nel tab Generali, poco dopo metà pagina, si troverà la sezione “Invia e archivia“: selezionare l’opzione “Mostra il pulsante Invia e archivia nella risposta” e salvare le modifiche. Andando a comporre un nuovo messaggio di posta, si noterà la comparsa di un pulsante di invio differente dal solito.

Google Labs per Gmail

Ancora più utili, probabilmente, sono le applicazioni sperimentali che si trovano all’interno dei Google Labs per Gmail. Si tratta di nuove funzionalità o estensioni in fase di sviluppo: una volta testate a fondo, potrebbero anche essere implementate tra le funzionalità “di default” del servizio. Allo stato delle cose, però, si tratta di semplici esperimenti non sempre funzionanti.

Per scoprire quali siano i Labs disponibili, basterà accedere alle Impostazioni, cliccare sulla scheda Labs e scorrere l’elenco.

Messaggi predefiniti

Per una ragione o per un’altra, può capitare di dover inviare più e più volte lo stesso messaggio a destinatari differenti. Attivando il Labs “Risposte predefinite” si potrà “automatizzare” il processo, salvando una serie di risposte già pronte da inserire nel corpo del messaggio con un solo click del mouse. Dopo aver attivato la funzione, creare una nuova mail e scrivere il messaggio da inviare “a ripetizione”: cliccare sulla freccia verso il basso che compare nell’angolo a destra della finestra e, dal menu a scomparsa, scegliere la voce Risposte predefinite e successivamente Nuova risposta predefinita, scegliendo un nome identificativo. Per utilizzarla, basterà compiere lo stesso percorso appena descritto e sceglierla dall’elenco delle risposte “preconfezionate”.

Annulla l’invio

Può capitare di inviare un messaggio di posta e pentirsi di averlo fatto pochi secondi dopo. Grazie ai Labs, Gmail permette di rimediare a questo errore annullando l’invio e tornando a modificare il messaggio. Nella scheda dei Labs, attivare “Annulla invio“: ogni volta che si invia un messaggio questo resterà in sospeso per qualche secondo: vicino alla voce Messaggio inviato a… comparirà il link Annulla: cliccando sopra nel giro di pochi secondi, si potranno evitare brutte figure.

Nuovi messaggi da leggere

Più schede del browser si aprono, più complicato sarà riuscire a leggere cosa ci sia scritto all’interno. Complicato, anche, riuscire a leggere se ci siano o meno nuovi messaggi di posta da leggere: per ovviare al problema si può attivare il Labs Icona messaggio da leggere. In questo modo, invece della “solita” icona con la M di Gmail, comparirà una nuova icona con un numeretto nell’angolo in basso a destra: il numero indicherà i messaggi di posta che ci sono da leggere.

Cercare per data

Tra i vari operatori di ricerca che Google mette a disposizione degli utenti di Gmail ne troviamo alcuni molto comodi nel caso in cui ci sia da cercare alcuni messaggi di posta elettronica in un range temporale ben determinato. Se, ad esempio, dovessimo cercare una email arrivata con certezza prima dell’inizio dello scorso mese, sarà sufficiente scrivere nel campo di ricerca “before:yyyy/mm/dd” dove “yyyy” è l’anno, “mm” è il mese e “dd” il giorno. Nel caso in cui si cercassero le mail spedite dopo l’inizio del mese passato, si dovrebbe invece scrivere la stringa “after:yyyy/mm/dd“, dove “y“, “m” e “d” rappresentano rispettivamente anno, mese e giorno.

Categorizzazione smart

Da qualche tempo, i messaggi di posta in arrivo sono categorizzati in maniera automatica da Google e divisi in tre macrocategorie: “Principale“, “Social” e “Promozioni“. Sarà il sistema a imbucare le varie email in ingresso nella casella postale che meglio la rappresenta. Nel caso in cui, però, questa categorizzazione smart non dovesse andare bene, si potrebbe cambiare in maniera radicale, aggiungendone di nuove o tornando al passato. Sarà sufficiente cliccare sul pulsante “+” alla destra delle schede per accedere alla schermata che permette di modificare le impostazioni: mettendo il segno di spunta sulle categorie non selezionate saranno aggiunte altre schede e tutte le email presenti nella casella di posta in arrivo saranno redistribuite; nel caso in cui si togliesse la spunta a tutte le categorie, la casella di posta in arrivo tornerebbe alla vecchia visualizzazione.

Questo strumento consente anche di mettere ordine – e fare pulizia – all’interno della propria casella di posta elettronica. Il sistema di categorizzazione, infatti, è pensato anche per dividere i messaggi più importanti – quelli raccolti nella scheda Principale – dal resto della posta elettronica: in questo modo è possibile tenere nella casella personale solo i messaggi che “contano”. Nella scheda Promozioni, ad esempio, confluiscono solitamente le email di offerte promozionali e altre mailing list di questo genere: messaggi che possono essere eliminati senza grosse preoccupazioni. Sarà sufficiente cliccare sul pulsante in alto a sinistra contraddistinto da un’icona a quadratino, selezionare l’opzione Tutti (Gmail chiederà se si vorranno selezionare tutti i messaggi della categoria oppure solamente i cinquanta della prima pagina) e premere sull’icona del cestino: pulizia è fatta.

Come cancellarsi dalle mailing list con Gmail

Da settembre 2015 gli utenti Android possono cancellarsi dalle mailing list in pochissimi secondi. Big G, infatti, ha aggiunto all’interno dell’app Gmail una nuova funzionalità che permette di annullare le iscrizioni con un solo tocco. Per farlo è sufficiente entrare in una delle email incriminate, premere sul pulsante delle opzioni (riconoscibile dall’icona a forma di tre pallini in verticale) e scegliere Annulla iscrizione.

Se, invece, si utilizza iOS oppure non si accede a Gmail dal cellulare, è ancora possibile bloccare il mittente ed evitare, così, che continui a disturbare. Selezionare il messaggio di posta del mittente da bloccare, accedere al menu a scomparsa della funzione di risposta (basta cliccare sul triangolo con il vertice verso il basso vicino il tasto Rispondi) e scegliere “Blocca xxx” (dove “xxx” è il mittente): tutti i messaggi, passati, presenti e futuri, saranno automaticamente spostati nella casella Spam.

Eliminare le chat

In pochi sanno che tutti i messaggi scambiati attraverso Hangouts sono automaticamente archiviati all’interno della casella di posta elettronica. Una funzionalità che può tornare utile in alcuni casi (se, ad esempio, si vuole rileggere i messaggi scambiati con il collega a proposito del capo due anni fa o anche più), ma che va a rubare spazio utile su Google Drive (i messaggi di posta di Gmail, per chi non lo sapesse, sono archiviati dal servizio di cloud storage di Big G).

Se si volesse recuperare spazio senza eliminare messaggi di posta elettronica, si potrebbe decidere di fare a meno dell’archivio delle chat: scorrere verso il basso nella colonna di sinistra sotto il pulsate Scrivi, cliccare su Altro e scegliere la voce Chat. Si accede così all’archivio delle conversazioni, eliminabili come ogni altro messaggio di posta presente nella nostra cartella.

Cerchie mon amour

Pur non utilizzando molto Google+, le cerchie di amici create sul social network di Big G possono toranre ancora molto utili. Permettono, infatti, di facilitare la ricerca di messaggi di posta elettronica in arrivo da particolari gruppi di utenti come i colleghi di lavoro, i familiari, gli amici con cui si organizza la partita di calcetto ogni giovedì e così via. Portandosi con il cursore del mouse nella parte alta della colonna sinistra di Gmail (nella zona di “Posta in arrivo” per intendersi) e attendendo qualche istante si dovrebbe avere accesso ai collegamenti nascosti: tra questi anche quello relativo alle Cerchie. Clicchiamo sulla freccetta alla sinistra di “Cerchie” per espandere il sottomenu e clicchiamo su una delle opzioni disponibili: in questo modo saranno caricati tutti i messaggi inviati esclusivamente dai contatti appartenenti alla cerchia selezionata.

Azzittirli tutti

Capita spesso, soprattutto per motivi di lavoro, di finire tra i destinatari di un messaggio di posta elettronica assieme ad altre decine di persone. Fortunatamente la visualizzazione delle conversazioni di Gmail è ottimizzata anche per queste occasioni: vengono mostrati solo le intestazioni di alcuni dei primi messaggi, l’intestazione degli ultimi e, per intero, solo l’ultimo della conversazione. Nonostante ciò, se i messaggi dovessero diventare diverse decine si potrebbe perdere diverso tempo a leggere email magari di scarso interesse: se così dovesse essere, si può azzittire la conversazione e non ricevere più notifiche e aggiornamenti. Con la conversazione aperta, cliccare sul pulsante “Altro” e dal menu contestuale scegliere “Disattiva“: tutte le email saranno archiviate e non si avrà più alcuna notizia né aggiornamento dalla discussione.

Email e attività

Volendo, è possibile trasformare Gmail in una di quelle to-do app tanto in voga per smartphone e dispositivi mobili in genere. Selezionando una email qualunque ? sia in arrivo, sia in uscita ? si potrà aggiungerla alla lista delle cose da fare interna di Gmail: sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Altro” e dal menu contestuale scegliere “Aggiungi ad attività“: per ogni email inserita si potrà aggiungere una data entro la quale portare a termine l’attività e delle note descrittive.

La programmazione prima di tutto

Rispondere correttamente a un messaggio di posta elettronica può essere paragonato a un’arte. Soprattutto per quel che riguarda le tempistiche: se si replica troppo velocemente si potrebbe dare l’impressione di essere senza far nulla; se si dovesse inviare il messaggio di risposta, invece, si potrebbe apparire fastidiosi. Boomerang for Gmail permette di risolvere questo problema in maniera estremamente semplice: questa estensione per browser (funziona su Chrome, Firefox e Safari) dà modo di impostare un orario di invio per i messaggi di posta elettronica, così da sembrare in piena attività anche se si sta schiacciando un sonnellino post pranzo o si è in giro con amici e amiche a fare shopping.

Chi è chi

Se ogni giorno si devono leggere centinaia di messaggi di posta elettronica ? sia per lavoro sia per motivi personali ? potrebbe capitare chi sia il mittente (o destinatario) di una email e perdere preziosi minuti nel tentativo di recuperare informazioni online o da altre conversazioni. Grazie a due plugin per browser, non si dovrà più dar fondo alla propria memoria. Rapportive e FullContact permettono di visualizzare le informazioni di contatto del mittente nella stessa schermata in cui si sta leggendo il messaggio.

Entrambe le estensioni hanno un funzionamento simile: sarà sufficiente aprire un messaggio per accedere a una scheda dettagliata (con foto personale, informazioni professionali e link ai profili social) del mittente. Rapportive, che fa capo a LinkedIn, è maggiormente indicato per chi fa un uso professionale di Gmail, mentre FullContact sembra essere più indicato per un uso generalista.

Tracciamento

Anche se molti sembrano non gradirla, la spunta di avvenuta lettura di WhatsApp ha permesso a molti utenti di sapere con certezza se i messaggi inviati al vecchio compagno di scuola o all’amico delle vacanze non siano giunti a destinazione o siano stati semplicemente ignorati. Una funzionalità simile è disponibile anche per Gmail: installando la giusta estensione, infatti, sarà possibile sapere se il messaggio di posta elettronica è giunto a destinazione e quante volte è stato letto.

MailTrack, infatti, invia un codice di conferma che viene attivato non appena il messaggio di posta inviato con Gmail viene aperto: si riceverà così una notifica di avvenuta lettura senza che il mittente debba compiere nessuna azione. Inoltre, in perfetto stile WhatsApp, ogni messaggio di posta elettronica sarà contrassegnato dalla doppia spunta: bianca se l’email non è stata letta, colorata di verde in caso contrario. Ugly Email per Gmail, invece, fa l’esatto contrario: controlla tutti i messaggi di posta in arrivo senza aprirli e segnala (con un occhio malefico) quelle contenenti codici tracking.

Categorizza

Per evitare che la casella di posta in arrivo diventi una lista infinita di messaggi da leggere senza alcun ordine, si può provare a installare Sortd, che si occupa di ordinare e dividere in categorie tutti i messaggi di posta in arrivo. In questo modo sarà possibile avere sempre a portata di mano le email più importanti ed evitare che un messaggio di lavoro finisca per essere sommerso da messaggi di spam o promozioni di varia natura.

Email a tempo

Non sempre i messaggi di posta elettronica sono tempestivi. Secondo alcuni esperti sono, infatti, la fonte primaria di distrazione sul luogo di lavoro: anziché portare a termine quanto ci si era prefisso a inizio giornata lavorativa, si passa gran parte del tempo a leggere messaggi, cancellare spam e rispondere a email più o meno private. Per evitare di finire in questo “circolo vizioso”, si può installare l’estensione BatchedInbox: sfruttandone le funzionalità, sarà possibile rimandare a dopo l’orario di lavoro la ricezione della posta elettronica su Gmail. Una volta garantito l’accesso alla propria posta elettronica a questa utility, l’utente può decidere di ricevere i messaggi una volta l’ora oppure due volte al giorno (gli orari, in questo caso, sono specificati direttamente dall’utente). BatchedInbox, a dir la verità, non “trattiene” la posta elettronica e ne posticipa la ricezione: semplicemente, crea una nuova etichetta e fa sì che questa non compaia nelle primissime posizioni della casella In arrivo. Nel caso si abbia bisogno di visualizzare un messaggio, dunque, sarà sufficiente fare una ricerca per l’etichetta BatchedInbox e il gioco è fatto.

Casella in pausa

Il concetto di base è lo stesso, ma il funzionamento è per alcuni versi differente. Con Inbox Pause, infatti, gli utenti saranno effettivamente in grado di sospendere la ricezione della posta elettronica e di riattivarne il funzionamento a proprio piacimento. Una volta installato e garantito l’accesso alla propria casella email, al fianco del pulsante “Scrivi” comparirà un nuovo bottone che dà modo di mettere in pausa Gmail. Al primo utilizzo, il plugin chiederà all’utente di impostare un messaggio di risposta automatica, nel caso in cui si voglia sospendere la ricezione per un lungo periodo. Per riprendere a ricevere la posta elettronica sarà sufficiente premere nuovamente sul pulsante e attendere che il server “svuoti” la giacenza accumulata nel tempo.

Gmail a portata di? Chrome

Checker Plus for Gmail è un’estensione per Chrome che consente di migliorare la posta elettronica di Big G in maniera intelligente e funzionale. L’estensione, infatti, permette di aggiungere una barra o un semplice pulsante grazie al quale interagire con la propria posta elettronica senza dover accedere ogni volta alla scheda su Chrome: una notifica sonora avviserà l’utente ogni qual volta si riceve una nuova email, mentre l’utente potrà segnare i messaggi come letti e rispondere direttamente alle email più importanti. Inoltre, permette di visualizzare le foto dei mittenti direttamente nella casella della posta in arrivo e gestire nella stessa finestra due o più account Gmail.

La mail degli anniversari

Ci si dimentica spesso e volentieri di compleanni, anniversari e ricorrenze, ma controllate la posta elettronica più volte nel corso della giornata? Allora FollowupThen è il servizio che fa per voi. Non richiede l’installazione di plugin o estensioni e funziona con Gmail così come con ogni altro servizio di posta elettronica esistente. Tutto quello che dovete fare per ricordare date, appuntamenti e anniversari è inviare una mail a Followupthen.com e sarà compito del server inviarvi un promemoria al momento giusto. Non volete dimenticare di organizzare un San Valentino con i fiocchi? Basta un messaggio di posta elettronica a 10feb@followupthen.com per ricevere un avviso nella propria casella Inbox il 10 febbraio. Avete un appuntamento alle 15 del 31 marzo? Una mail all’indirizzo 31march.215pm@followupthen.com vi consentirà di arrivare in orario e non fare brutta figura. Le possibilità di inserire date e orari sono illimitate, o quasi: per non sbagliare basta controllare la sintassi esatta nella loro guida e il gioco è fatto.

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